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时间管理:吃掉三只青蛙吧!

【 作者:Fimen 更新时间:2014-02-07 | 字体:
[导读]别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完...

别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。

“如果你必须吃掉一只青蛙,不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙,记得要先吃掉最大、最丑的那只。”

——博恩•崔西,《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog!)一书的作者

如今这个世界日益复杂,我们承受的压力越来越大。我们很有必要重新审视备受世人推崇的“时间管理”这个理念。每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情。那么,为什么有些人总能更有效地利用时间,从而取得比其他人更大的成就呢?

受本文开头博恩•崔西这段话的启发,我们先把“管理时间”放到一边,去“吃掉三只青蛙”吧。此话怎讲?这里说的当然不是你在餐厅吃的青蛙!相反,我们指的是“三的法则”(The Rule of Three),一项屡试不爽、旨在帮助我们有效使用时间以获得杰出成就的策略。

1. 明确你的“三只大青蛙” 问自己一个问题:“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,它会是什么?”把它写下来。然后再找出一个,也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。它们很可能是一些非常重要,需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动。”它意味着,在一个8小时工作日,效率的差异往往取决于一小时。问题是:你将如何使用这一个小时?

2.先吃掉“最大、最丑的那只青蛙” 我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。歌德说:“最重要的事情绝不能受制于最不重要的事情。”为了专注于最重要的活动,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务,如下图所示:

迅速分析这套时间矩阵之后,你就会清楚地发现,最有效的利用时间方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间。其中一些也的确比较重要,不能回避。

但除非它们与你的某只“青蛙”有关,你会发现,忙碌了一阵子后,你的时间被一些无法帮你在优先事项上获取进步的事情消耗掉了。耗费时间从事“不紧急,不重要”的活动,这种诱惑总是存在,这些充满乐趣的娱乐活动只会“浪费你的时间”,不会帮助你获得任何进步。

此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动。如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之,你会“失控”,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。

3. 每天保护自己的“青蛙时间” 如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”?答案“非常简单,但不容易做到”。它意味着,你需要在你可利用的时间周围划出保护圈,不惜一切代价守住这个保护圈,以有效利用时间。简单地说,“保护你的时间”意味着你必须:

  • 对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰,不必要的电话,会议和电子邮件等等。
  • 在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。
  • 关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”,你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移,人们就会开始尊重你集中精力的方式,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以:请务必保护你的时间,专注于重要活动,做一个有效利用时间的榜样。

4. 把“三的法则”应用到你的整个生活

效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上!在你生活的每个领域,确认意义重大的“三只青蛙”:

  • 健康
  • 家庭
  • 个人理财
  • 建立关系
  • 成长与发展
  • 放松与享受

这些就是史蒂芬•柯维所说的“高杠杆”活动:相对于做这些活动需要的时间,它们往往能够产生更加强大的成果。这正是“三的法则”的真谛所在:围绕“重要,但不紧急的”高杠杆活动组织时间。

应用“三的法则”时,你可以:

  • 挑出本年度的“三只青蛙”
  • 每个季度的“三只青蛙”
  • 每月的“三只青蛙”
  • 每周的“三只青蛙”
  • 每天的“三只青蛙”

如果你悉心实践这项法则,把20%的时间投资在这些重要事项上,坚持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。而且,你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”。

5.创建并严格遵循每天的“待办事项清单” 一项著名的研究重点考察了世界上最成功的一批人,探寻他们高效率的秘密。经过数千次采访,头号因素终于浮出水面:他们都有制定每日“待办事项清单”,还有频繁审视的习惯。

一天结束时,他们都不会忘记为次日创建新清单。但这还不是全部。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”,而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。

下面的消息对许多人来说都是一个坏消息:你的收件箱不是你的“待办事项清单”!我们时常发现,上班族坐下后,往往首先打开电子邮件,然后一件接一件地从事这些事项。当然,他们看起来“很忙”。这个策略的问题在于,它导致你在没有事先安排的情况下,随机使用时间,你的工作注定是低效的!到底应该怎么办呢?

  • 限制你在电子邮件上花费的时间:一天三次,每次用30分钟处理电子邮件。
  • 简明扼要,态度诚恳地回复邮件。千万不要使用“全部答复!”这是最浪费时间的事情之一。
  • 选择与你的“三只青蛙”匹配的事项,优先处理。
  • 把一些不太重要的事项放入“跟进”文件夹。
  • 让人们知道你将在稍后联系他们,你目前正在专注于从事其他事情。

如果不这样做,会发生什么事情?你会让自己沦为“电子邮件的奴隶”。而且你会发现,一天到头,烟冒了不少,但没有多少火苗,几乎没有煮熟任何东西!我知道,这听起来并不容易,有时确实不容易做到。

一个大问题是:你想一整天盯着电脑屏幕,即刻回复每个人,还是想展现工作效率?解决的办法是:想方设法地专注于你的优先事项。到了年底时,你不会因为“按照收件次序,及时回复了所有邮件”而获得奖金、奖励,也不会因此得到提拔。

最后分享一点。时间就是生命。你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。有效率意味着你设定好自己的立场,每天专注于你的“三只青蛙”,过滤掉不重要的事情,学会说“不”,直至你攀上事业的顶峰。这一点的确不“容易”做到,这是事实。但光知道这个事实是没用的。现在的问题是:你将如何度过永远也无法从头来过的余生?只有你自己才能决定。

“我们永远无法真正打破普遍规律。面对它们,我们只能不断重塑自我。”——史蒂芬•柯维。

• 在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。

• 关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。

如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”,你晚些时候会与他们联系。随着时间的推移,人们就会开始尊重你集中精力的方式,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。所以:请务必保护你的时间,专注于重要活动,做一个有效利用时间的榜样。

原文:http://seotime.org/9858.html

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